フィリピンビジネスの業務効率化をAIで進める実践ガイド

要約

• フィリピンで事業を回す日本人にとって、英語と日本語が混ざるメール対応や書類チェックは毎日の大きな負担になっており、人を増やすだけでは解決しにくい状況にあります
• 文章の下書き、翻訳、書類の要約、問い合わせの一次対応など、毎日の小さな作業から少しずつAIに任せていくと、午前中いっぱいかかっていた作業を半分以下にまで減らせます
• 個人プランなら月額3,000円前後から始められ、初期費用や教育の負担が小さいため、中小規模の会社でも一歩を踏み出しやすい選択肢です

現場で見えてきた業務の重さ

フィリピンで事業を回している方の話を聞くと、毎日の事務作業に時間を取られてしまい、本来の仕事に手が回らないという悩みが多く出てきます。請求書の作成、英語と日本語が混ざったメールの返信、現地スタッフへの指示書づくり、顧客からの問い合わせ対応など、どれも止めるわけにはいかない仕事ばかりです。

マニラのビジネス街マカティでは、日系企業の事務所がたくさん集まっています。そこで働く日本人の方とお話しすると、朝8時に出社しても、午後3時にようやく自分の本来の仕事に取りかかれるという声をよく耳にします。午前中は現地スタッフからの質問対応、メールの翻訳、書類のチェックで時間が消えてしまうのです。

私自身、2000年代に日本でSEO事業をしていた頃、毎日100キーワードの順位チェックに1時間、月次レポートの作成に丸1日をかけていました。「なぜ上位表示されないのか」という似たような質問に手作業で答え続けていて、仕組みを良くする時間がまったくありませんでした。フィリピンで事業をされている方から話を聞くと、当時の自分と同じ状態に陥っているケースが多く、他人事には思えません。

人を増やせば解決するように見えますが、フィリピンでも優秀な人材を雇うのは簡単ではありません。給料の水準も上がってきていますし、教育にも時間がかかります。中小規模の会社にとって、新しい人を増やすという選択は、思ったほど気軽ではないのが現実です。

問い合わせの数自体も、年々ふえています。FacebookやViberといった現地でよく使われる連絡手段から、いつでもメッセージが飛んできます。日本のお客様は日本時間で連絡してきますし、フィリピンのお客様は現地時間で動いています。時差は1時間しか違いませんが、それでも対応の幅は広がるばかりです。

このような状況で、毎日の作業を少しでも軽くする手立てとして、AIへの注目が一気に高まっています。

同じ悩みを抱える日系オーナーの声

セブやマニラで日本食レストランを経営している方、コールセンターやBPO事業を運営している方、現地で建設業や製造業を手がけている方など、業種は違っても共通する悩みがあります。人手は足りない、でも仕事は減らないというジレンマです。

業種を超えて共通する、人手は足りないが仕事は減らないという悩み

ある飲食店のオーナーから聞いた話では、メニューの英語訳を作るのに毎月半日かけていたそうです。新しい料理を追加するたびに、日本語のメニュー文を英語にして、タガログ語の補足を入れて、写真と合わせて印刷物を作る、という流れを繰り返してきました。専門の翻訳者に頼むほどの量ではなく、自分で英語ができないわけでもない、でも他の仕事の合間にやると半日が消えてしまう、という状態でした。

不動産仲介をしている方からは、契約書のチェックが大変という話を聞きました。フィリピンの法律に絡む契約書は英語で書かれていることが多く、日本のお客様向けに要点を日本語で整理する作業が必要になります。一件あたり2時間以上かかることも珍しくないそうです。

私自身、フィリピンでビジネスを始めた頃、英文契約書のチェックでとくに苦労した経験があります。「履行条件」と「違反時の取り扱い」、それに「解約条件」と「紛争時の解決方法」を、一つひとつ丁寧に確認する必要がありました。フィリピンでは解約手続きが複雑なことが多く、ルールが書かれていないと、あとで不利な立場に追い込まれやすいと感じました。日本人経営者のつながりを通じて、現地ならではの慣習を学びながら、各条項を分析していく日々でした。話を聞いた不動産仲介の方の悩みは、当時の私の悩みとそっくりです。

会計・経理の分野でも、似たような声が出ています。フィリピンの会計基準と日本の会計基準は違いますし、現地の税務署とのやり取りは英語かタガログ語が中心です。日本の本社向けに月次の数字をまとめる作業は、毎月決まって発生する負担になっています。

こうした悩みは、業種を超えて多くの経営者が抱えているものです。一人で悩んでいるように感じても、実際には同じところでつまずいている方が大勢います。

毎日の作業に少しずつAIを取り入れるやり方

いきなり大きな仕組みを入れる必要はありません。むしろ、毎日の小さな作業から少しずつAIを取り入れていく方法が、現場で続けやすいやり方になります。

文章作成・翻訳・要約から少しずつ取り入れるのが続けやすい

まずおすすめしたいのが、文章を作る作業の一部をAIに手伝ってもらうことです。お客様への返信メールの下書き、現地スタッフへの英語指示書、SNSの投稿文など、ゼロから書くと時間がかかる文章を、AIに大まかな内容を伝えて下書きを作ってもらいます。出てきた下書きをそのまま使うわけではなく、自分の言葉に直したり、現地の事情に合わせて調整したりして仕上げます。これだけで、文章を書く時間が半分以下になることもあります。

私の仕事の進め方も、まさにこの形です。AIエンジニアとして仕事をする中で、ChatGPT PlusとClaude Pro、それにClaude Codeを使い分けています。AIで下書きや実装を作ってから、自分の経験で手直ししてクライアントの期待に応える流れです。Claude Codeはコード生成や実装作業の主力として使っていて、最初の下書き作成では作業の効率が3倍から5倍に伸びる感覚があります。とはいえ、長年のIT経験による検証は欠かせず、AIが計算した数値と元データの整合性を確かめる工程は最後まで人の目で行います。

次に取り入れやすいのが、翻訳の補助です。日本語と英語、ときどきタガログ語が混ざる業務では、翻訳作業が毎日のように発生します。AIに翻訳をお願いする際、ただ訳してもらうだけでなく「ビジネスメールの口調で」「フィリピンのお客様向けに丁寧に」といった条件を一緒に伝えると、用途に合った文章が返ってきます。

書類の要約も、よく使われる場面です。長い英語の契約書、フィリピン政府機関からの通知文、業界レポートなど、全部読むと時間がかかる書類の要点を、AIにまとめてもらいます。出てきた要約を見て、気になる箇所だけ自分で原文を確認すれば、読む時間が大きく減らせます。

問い合わせ対応の自動化も、規模に応じて検討する価値があります。よくある質問のパターンが決まっている場合、最初の返答だけAIに任せて、込み入った内容のときだけ人が出ていく、という分担ができます。

大事なのは、全部を一度にやろうとしないことです。一つの作業から始めて、慣れてきたら次の作業を加える、という進め方が、無理なく続けるコツになります。

関連: 業務自動化の第一歩：フィリピン現場で学んだAIワークフロー導入ガイド で詳しく解説しています。

取り入れたあとに変わる毎日

AIを毎日の作業に組み込むと、まず時間の使い方が変わります。これまで午前中いっぱいかかっていた事務作業が午前中の前半で終わるようになると、その分を本来やりたかった仕事に回せます。お客様との打ち合わせ、新しいサービスの企画、現地スタッフの育成など、人にしかできない仕事に時間を使えるようになっていきます。

精神的な余裕も生まれます。毎日のメール返信に追われている状態では、新しいアイデアは出てきません。目の前の作業を片付けるだけで一日が終わる感覚から抜け出せると、考える時間が戻ってきます。これは数字では測りにくい変化ですが、長く続けるうえで大きな違いになります。

ミスが減るという利点もあります。疲れているときに書いたメールには、誤字や言い回しのおかしな箇所が紛れ込みがちです。AIに下書きを作ってもらい、自分でチェックする流れにすると、最初から完璧を目指す必要がなくなり、見直しに集中できるようになります。

夜間や休日の対応にも余裕が出ます。問い合わせの一次対応をAIで受けておけば、お客様を長時間待たせることが減ります。完全に自動化するわけではなく、急ぎの内容かどうかを見分けて、必要なら通知が届く仕組みにしておけば、安心して休めます。

現地スタッフとのコミュニケーションも、ぐっとなめらかになります。日本語で考えた指示を英語に直すのに時間がかかっていた方は、AIに下訳を頼むことで、伝えたいことを早く正確に伝えられるようになります。スタッフ側も、曖昧な指示で困ることが減って、お互いに気持ちよく仕事ができます。

関連: 生成AIがフィリピンのビジネスを変える瞬間｜導入から成果までの実践ガイド で詳しく解説しています。

実際の現場で効いている根拠

AI、特に生成AIと呼ばれる仕組みは、ここ数年で急速に進歩しました。文章を作る、要約する、翻訳する、質問に答えるといった作業の品質が、実用に耐えるレベルに達しています。これは、世界中の多くの会社がすでに毎日の業務に取り入れていることからも見えてきます。

言語の壁を下げる役割でAIとフィリピン市場の相性は良い

マニラでお会いした日系企業の方々の中にも、社内の問い合わせ対応にAIを使い始めて、現場の手間がはっきりと減ったという話を聞かせてくれる方が増えてきました。総務に届く「経費精算のやり方」「休暇申請の方法」といった繰り返しの質問に、AIが社内ルールに基づいて答える仕組みを入れたところ、総務担当者が本来の仕事に集中できるようになった、という事例もあります。

私自身も、2000年代に日本でSEO事業をしていた頃、似たような転換を経験しました。土曜日の朝の4時間を自動化のために使うと決めたことが、状況を変えるきっかけになったのです。毎日の順位チェックは欠かせず、手作業をどうしても止められない行き詰まりの中で、週末の半日をAIや自動化ツールの設定に使うことで、作業時間を大きく減らせました。1週間ほどで段取りを組み直したところ、毎日の作業時間が3分の1まで減り、空いた時間で次の改善に取り組める良い流れが生まれました。フィリピンで似た悩みを抱える方にお伝えしたいのは、最初の一歩を踏み出す半日が、その後の毎日を大きく変えるということです。

国際的に見ても、業務にAIを取り入れる動きは加速しています。事務作業の多い業種、お客様対応が多い業種、書類のやり取りが多い業種など、幅広い分野で取り入れが進んでいます。

フィリピンという市場の特殊性も、AIの取り入れと相性が良い理由になります。英語が広く通じる一方で、現地語のタガログ語、地域によってはセブアノ語など、複数の言語が混ざる環境です。日本のビジネスを現地で回す方にとって、言語の壁は毎日の課題でした。AIは複数の言語を扱えるため、この壁を低くする手助けになります。

技術そのものの進歩も続いています。1年前に試したときに使い物にならなかったことが、今では問題なくこなせるようになっている場面が珍しくありません。一度試してうまくいかなかった方も、改めて試してみる価値が十分にあります。

関連: IBM CEOが説くAI業務モデル変革｜フィリピン日本企業の実践ガイド で詳しく解説しています。

従来のやり方との違い

これまでの業務効率化といえば、専用のソフトウェアを買って導入する、外部の業者に作業を委託する、人を増やす、といった選択肢が中心でした。それぞれに長所がありますが、中小規模の会社にとってはハードルも高めでした。

専用ソフトの導入は、初期費用がかかりますし、使い方を覚えるのに時間が必要です。せっかく入れても、現場のやり方に合わなくて使われなくなる、ということもよく起こりました。AIを使ったやり方は、月額の利用料が比較的低く、特別な操作を覚える必要も少ないため、最初の一歩を踏み出しやすいのが大きな違いです。

外部委託は質の良い業者を見つけるまでが大変ですし、毎月の費用もそれなりにかかります。フィリピンで事業をする日本人の方は、日本語と英語の両方が分かる相手を探す必要があり、選択肢が限られていました。AIなら、自分のペースで使えますし、機密情報の扱いも自分で管理できます。

人を増やすという選択は、雇用に伴う責任や教育の負担が重くのしかかります。フィリピンの労働法は労働者保護が手厚く、一度雇うと簡単には人員調整ができません。AIは仕事の量に応じて使い方を変えられるため、繁忙期と閑散期の差が大きい業種でも対応しやすくなります。

ただし、AIにも向き不向きがあります。お客様との対面でのやり取り、現場での判断、人と人との信頼関係づくりは、これからもずっと人の仕事です。AIは作業の準備や下書き、繰り返しの問い合わせ対応など、後ろ側で人を支える役割が得意分野になります。

従来のやり方とAIを組み合わせる、という発想がいちばん現実的です。すでに使っている会計ソフトや顧客管理ソフトはそのまま活かしつつ、文章を作る作業や翻訳作業など、AIが得意な部分だけを置き換えていく流れが、無理なく長く続けられるやり方になります。

よくある質問(FAQ)

Q: 英語が苦手でもAIを使えますか?

A: 日本語だけでもまったく問題なく使えます。最近の生成AIは日本語の理解と表現が十分に高い水準にあります。日本語で指示を出して、必要に応じて英語の文章を作ってもらう、という使い方ができます。

Q: 機密情報を扱っても大丈夫ですか?

A: サービスによって扱いが違いますので、契約内容をよく確認することが大事です。会社向けのプランには、入力した情報を学習に使わないという設定があるものが多く、機密性の高い業務でも使えるようになっています。お客様情報や財務情報を扱う場合は、必ず会社向けのプランを選んでください。

Q: 月にどれくらいの費用がかかりますか?

A: 個人で使うプランなら月額3,000円前後から始められます。会社向けのプランは、人数や使う機能によって変わりますが、一人あたり月額3,000円から6,000円程度が目安になります。専用ソフトを買い切りで導入する場合に比べて、初期費用がかかりにくいのが特長です。

Q: フィリピンの現地スタッフにも使ってもらえますか?

A: はい、英語でも問題なく使えますし、タガログ語にも対応しているサービスがあります。スタッフが日々の業務で英語の文章を作るときの補助として、また日本人の上司との連絡を取るときの翻訳の助けとして、現地スタッフにも役立ちます。

Q: 何から始めればいいですか?

A: 自分が毎日やっている作業の中で、いちばん時間がかかっているものから一つだけ選んで、AIで試してみることをおすすめします。メール返信、翻訳、書類の要約など、人によって取りかかりやすい作業は違います。最初の一つで効果を感じられたら、自然と次の作業にも広げたくなっていきます。

次にやることのまとめ

AIを毎日の業務に取り入れるかどうか迷っている方は、まず今日やった作業の中で、AIに手伝ってもらえそうなものを一つだけ書き出してみるところから始めてみてください。難しく考える必要はありません。「英語のメールを返信した」「請求書を翻訳した」「議事録をまとめた」といった具体的な作業を、ひとつ選ぶだけで十分です。

選んだ作業を、来週の同じ場面でAIに頼んでみます。最初は思ったような結果が出ないかもしれません。指示の出し方を少し変えると、ぐっと良くなることが多いので、何度か試してみる気持ちで臨むのが大事です。一回で諦めず、二、三回試してみると、自分なりの使い方が見えてきます。

慣れてきたら、二つ目の作業に広げていきます。毎月一つずつ取り入れていけば、半年後にはかなりの作業がAIと一緒に進められるようになります。急がないことが、続けるコツです。

フィリピンで事業を続けていく中で、人手不足や時間の使い方は、これからも続く課題です。AIは万能ではありませんが、毎日の小さな負担を減らしてくれる、頼りになる相棒になります。一歩ずつ取り入れていく中で、自分の事業に合った使い方が必ず見えてきます。