AIワークフロー自動化で1日3時間節約！日本人経営者の実体験

フィリピンで会社を経営していると、本業のほかに、情報収集・書類の確認・日々の文書作成といった「経営者が自分でやるしかない仕事」が積み重なっていきます。私はこの部分にAIを組み込むことで、自分の場合、1日あわせておよそ3時間分の作業をAIに任せられるようになりました。この記事では、どの仕事をどうAIに渡したのか、そして何をAIに任せなかったのかを、マカティで13年暮らしてきた実体験からお伝えします。3時間という数字はあくまで私の作業記録からの概算ですが、同じ悩みを持つ在比日系企業の経営者の方には、再現しやすい内容だと思います。

まずやったこと:1日の仕事の棚卸し

AIツールを契約する前に、最初にやったのは自分の1日の仕事の書き出しです。1週間、作業の内容と時間をメモしていくと、意外な事実が見えてきました。経営判断そのものに使っている時間は少なく、その手前の「調べる」「読む」「下書きする」「確認する」に多くの時間が消えていたのです。

この手前の仕事こそ、AIが得意な領域です。逆に言うと、棚卸しをせずにAIを導入すると、「どこに使えばいいか分からない」まま月額料金だけ払うことになりがちです。私の場合、書き出した作業のうち、次の3種類をAIに渡すと決めました。

AIに任せた3つの仕事

1. 制度・ルールの下調べ(約1時間)

フィリピンでは、ビザ、税務、労務など、制度の変更を追いかける仕事がどうしても発生します。私はChatGPT PlusとClaude Proで制度の概要をまず把握し、そのうえで現地の専門家による最新情報で検証する、という流れに変えました。実際、ビザ関連の情報収集では、この「AIで概要→専門家で検証」の順番が一番効果的でした。現地の法律事務所が発行する月次アップデート資料と、実際に手続きを経験した経営者からの生の情報を、最後の確認に使います。

以前はゼロから検索して読み込んでいた1次調査が短くなり、専門家との相談も「概要は分かっているので、確認したい点は3つです」という形で始められます。相談時間そのものも短くなりました。

注意点もあります。AIの回答には、古い情報や不正確な内容が混ざることがあります。特にフィリピンの制度は変更が多く、AIの学習データが追いついていない場面も少なくありません。だからこそ「AIで概要→専門家で検証」の順番を崩さないことが大切です。AIは調査を速くする道具であって、調査を終わらせる道具ではない、と考えるとちょうどよい距離感になります。

2. 契約書・文書チェックの下準備(約1時間)

契約書のレビューは、必ず現地の法律の専門家にお願いしています。ここは変えていません。変えたのは、専門家に渡す前の下準備です。AIに契約書を読ませて、あいまいな表現の候補を先に洗い出しておくのです。私は「通常」「適切」「合理的」といった、人によって解釈が変わる言葉を契約書から追い出し、明確な表現に書き直してもらうことを徹底しています。この「あいまい表現の一次スクリーニング」はAIの得意技で、専門家レビューの論点整理が格段に速くなりました。

長年のIT経験から、私は技術的な完璧さよりも「実際の運用がうまく回るか」を重視しています。AIの指摘はあくまで候補出しとして使い、最終判断は専門家と自分で行います。この役割分担を崩さないことが、安心してスピードを上げるコツです。フィリピンのビジネスでは、日本と違う契約の慣習も多く、日本人経営者のネットワークで共有される注意点とあわせて、契約書の各条項を細かく確認することが欠かせません。AIはその確認作業の「最初の読み手」として、とても頼りになる存在です。

3. 日々の文書の下書きと要約(約1時間)

社内向けの連絡文、取引先へのメール、会議メモの整理といった定型の文書は、AIに下書きさせてから自分が直す形にしました。ゼロから書くのと、8割できた下書きを直すのとでは、かかる時間がまったく違います。特に日英2言語で文書を作る場面が多い在比日系企業では、この効果は大きいはずです。

コツは、下書きを頼むときに「誰に・何を・どんなトーンで」を最初に伝えることです。たとえば「現地スタッフ向けに、来週の祝日対応について、丁寧だが簡潔な英語で」と指定するだけで、直しの手間が目に見えて減ります。逆に、指示をあいまいにしたまま出てきた文章を延々と直すのは、自分で書くより遅くなることもあります。AIへの頼み方そのものが、小さな業務スキルになってきていると感じます。

AIに任せなかった仕事

一方で、意識的にAIに渡していない仕事もあります。現地の「肌感覚」が要る判断です。マカティで13年暮らすなかで、政治的な緊張や景気の転換点は、街の雰囲気や現地スタッフとの会話の変化から察知できると分かってきました。選挙前の不安定な時期などは、日本人経営者のネットワークや現地スタッフとの日常会話から得られる感覚が重要で、これは数値に表れない情報です。AIは公開情報の整理は得意ですが、この種の空気は読めません。

もうひとつは、口頭確認と最終判断です。重要な内容は「この内容で間違いありませんね」と相手に確認し、書面に残すようにしています。ここを省略してAIの出力を鵜呑みにすると、節約した時間より大きな損失につながりかねません。AIで作業が速くなるほど、最後の確認の一手間が効いてきます。スピードと確実さは、どちらかを選ぶものではなく、役割分担で両立させるものだと考えています。

3時間節約の内訳と、これから始める方へ

浮いた3時間は、顧客との対話と、スタッフとの1対1の時間に回しています。AIの導入効果は「何時間浮いたか」よりも、「浮いた時間を何に使うか」で決まると感じています。

これから始める方は、ツール選びからではなく、1週間の作業の棚卸しから始めてください。そのうえで「調べる・読む・下書きする・確認する」の4種類から、量の多いものを1つ選んでAIに渡してみましょう。効果を確認できたら、次の作業に広げていきます。この順番なら、失敗してもダメージは小さく、成功すればすぐ次に進めます。

よくある質問

Q: どのAIツールを選べばいいですか?

A: 最初の1か月は1つで十分です。ツールを増やすより、1つのツールに仕事を渡す習慣を作るほうが先で、使い分けはその後で自然に見えてきます。

Q: AIの回答は信用できますか?

A: 下書きと候補出しは信用してよいですが、事実確認と最終判断は人の仕事です。この線引きさえ守れば、AIは経営者の時間を増やす、頼れる相棒になります。

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PH AI Worksでは、フィリピンの日系企業向けに、業務の棚卸しからAIワークフローの設計・導入までを日本語で支援しています。「自社ならどこから始めるべきか」を知りたい方は、無料相談をお気軽にご利用ください。