AI導入の進め方｜責任者、AIに提供する情報、試用の期限を決める6つの段取り

AI導入を進めると社内で決めたものの、「何から始めるのか？」が分からなければ話は進みません。ツールの比較、予算、現場の不安の話が議題となり、会議で同じ話が繰り返されることになります。

この記事では、社内でAI導入を進めるときに決めることを6つに分け、順番に説明します。フィリピンの日系企業が、日本の本社と現地スタッフの両方に説明しながら進めるときの注意点も、併せて解説します。

要約

• AI導入は、責任者と目的、業務とAIを使う前の作業時間や件数、AIに提供してよい情報、試用、判断、文書化の6つを順番に決めましょう。
• AIに提供してよい情報の範囲を決めたあとに、AIツールを選びます。お客様の名前や社員の給与など、AIに提供しない情報は表にして英語版も用意します。
• AIの試用は期間を区切り、続ける、広げる、やめるのどれかを決めます。AIに提供する情報の範囲が決まった時点で日本の本社の許可を取ると、話が早く進みます。

AI導入を決めたのに、社内で何から手をつけるかが決まらない

AI導入を始める前に、担当者、AIを使う業務、予算など、社内ですでに決まっているものを書き出してみてください。「とにかくAIを使う」ことしか決まっていない場合は、担当者や対象業務も決める必要があります。

何も決まっていない状態で会議を開くと、話がまとまらなくなります。どのAIツールがよいか、費用はいくらか、現場で使えるか、情報が漏れないかなどが議論され、どれも結論が出ないまま終わります。

フィリピンに拠点があると、さらに進みにくくなります。本社は「現地で試してから報告してほしい」と言い、現地は「本社の許可が出るまで動けない」と待つので、どちらも動かないまま時間だけが過ぎるのです。

原因は、決める順番と決める人がはっきりしていないこと

AI導入が進まない会社の多くは、何をどの順番で決めるのか、誰が決めるのかがはっきりしていません。やる気や予算があっても、順番が決まっていなければ話は前に進みません。

たとえば、先にAIツールを選ぼうとすると、どの業務に使うかが決まっていないので比べる基準がありません。社外に出してよい情報の範囲を決めないまま試すと、途中で「この情報を提供してよかったのか」となって作業が進まなくなります。

もう1つの原因は、AIを試したあとの判断を、誰がいつするのかを決めていないことです。判断する期限がないので試用がいつまでも終わらず、続けるのか、やめるのかも決まりません。

AI導入は、6つの段取りをこの順で進める

社内のAI導入は、次の順番で進めましょう。前の段取りが決まらないうちは、次に進まないようにします。

1. 責任者を1人決め、目的とAIにさせないことを書く
2. 業務を1つ選び、AIを使う前の作業時間や件数を記録する
3. AIに提供してよい情報と、提供しない情報を決める
4. 少人数で、期間を区切って試す
5. 決めておいた日に、続けるか、広げるか、やめるかを判断する
6. 手順を文書にして、ほかの人に広げる

1から3までは、AIツールを導入する前に社内で決めることです。ツールを選ぶのは、3まで決まってからでも間に合います。3まで決まっていれば、どのツールが自社に合うかを、業務と情報の条件で比べられます。

6つのうち1、2、3、5は会社側でしか決められません。AI導入支援会社に任せられるのは、主にツールの選定と設定、試用の手伝い、文書づくりの手伝いです。

6つの段取りを、それぞれどう進めるか

段取り1：責任者を1人決め、目的とAIにさせないことを書く

最初に、AI導入の責任者を1人決めます。複数の部署から担当を選ぶと、最後に誰が決めるのかが分からなくなるからです。フィリピン拠点で進めるなら、現地で判断できる人を責任者にして、本社への報告も同じ人が担当します。

次に、AI導入の目的を1行で書きます。「問い合わせへの最初の返信を、受信から1時間以内にする」のように、あとで数字で確かめられる形にします。「業務を効率化する」だけでは、何ができたら成功なのかが決まりません。

目的と一緒に、AIにさせないことも書いておきましょう。人が決めることを先に書き出しておけば、AIに任せる仕事がいつの間にか増えすぎるのを防げます。

私が株の判断支援ツールを作ったときも、個人トレーダー向けの画面は読み取り専用にして、注文を出す機能は入れませんでした。ツールにさせないことを最初に決めておくと、あとから範囲をめぐって揉めずに済みます。

段取り2：業務を1つ選び、AIを使う前の作業時間や件数を記録する

次に、AIを使う業務を1つだけ選びます。毎日か毎週繰り返していて、答えがある程度決まっていて、AIの出したものを人が確認できる業務が向いています。業務の選び方は、企業のAI導入の成否は最初の1業務で決まるで説明しています。

選んだら、AIを使う前の作業時間や件数を記録します。1件あたりの作業時間、1週間の件数、ミスの数などを、1週間ほど記録しましょう。事前の記録がないと、段取り5で続けるかどうかを判断できません。どの数字をどう測るかは、AI導入のメリットは4項目で数値化するで説明しています。

段取り3：AIに提供してよい情報と、提供しない情報を決める

ツールを選ぶ前に、AIに提供してよい情報の範囲を決めます。多くのAIサービスは、入力した文章を提供会社のサーバーに送って処理するからです。お客様の名前や連絡先、社員の給与、取引先との契約内容を提供してよいかは、会社として先に決めておきましょう。

日本の総務省と経済産業省がまとめた「AI事業者ガイドライン」も、事業でAIを使う会社が気をつけることを挙げています。その1つが、個人情報や機密情報を不適切に入力しないことです。フィリピンのデータプライバシー法（共和国法第10173号）でも、個人情報の処理を外部に任せたとき、情報を守る責任は任せた会社の側に残ります。

情報の範囲を決めたら、「提供してよい」「名前などを消せば提供してよい」「提供しない」の3つに分けて、1枚の表にします。現地スタッフも読めるように、英語版も用意しておきましょう。

外部のサービスに情報を送らない仕組みを作ることもできます。以前私は、英語のアフィリエイトサイトの記事づくりを自動化したいという相談を受けました。このときは、WindowsのノートパソコンにOllamaを入れました。

Ollamaは、パソコンの中でAIを動かすためのソフトです。執筆から公開までをそのパソコンの中だけで完結できます。この形なら、原稿を外部のサービスに送らずに済みます。

段取り4：少人数で、期間を区切って試す

AI導入を試すのは、段取り1で決めた責任者と、実際にその業務を担当している1〜2人だけにします。人数が多いと使い方がばらばらになり、うまくいかなかった理由が分からなくなります。

期間も先に区切りましょう。たとえば4週間と決めて、終わりの日を予定表に入れておきます。試している間は、AIが出力したものをそのまま使わず、必ず人が確認してから利用します。

毎回同じ答えが返ってこないと困る業務では、同じ条件で10回試して、答えのばらつきを確かめます。1回うまくいっても、同じ質問に次も同じ答えが返ってくるとは限らないからです。

AI導入を試している間に記録するのは、段取り2と同じ数字です。併せて、AIが出力したものを修正するのにかかった時間も記録します。AIの出力がいくら早くても、修正する時間がそれ以上に長ければ、効率的とはいえません。

段取り5：決めておいた日に、続けるか、広げるか、やめるかを判断する

試用の終わりの日に、段取り2と段取り4の数字を並べて判断します。結果は、そのまま続ける、ほかの人や業務に広げる、やめる、の3つのどれかにします。

やめると決めた場合も、記録は残しておきます。その業務がAIに向かなかった理由が分かるので、次に選ぶ業務を決めるときに使えます。

本社への報告は、このタイミングでまとめて送りましょう。試用の途中で毎週報告しなければならないと、余計な時間を取られます。

段取り6：手順を文書にして、ほかの人に広げる

続ける、または広げると決めたら、AIの使い方を文書にします。AIに何を提供し、出力内容をどう確認し、最後に誰が決めるのかを、1〜2ページにまとめます。

文書は、誰でも同じ作業ができるように書きます。現地スタッフ向けには英語で書き、段取り3で作った情報の表も一緒に渡します。

AI導入を広げるときも、一度に全員へ広げないほうがいいでしょう。まずは数人に使ってもらいながら、少しずつ広げていきます。

AI導入の進め方の失敗例

失敗例：ツールを先に契約します。どの業務に使うかが決まる前に契約すると、合わない業務に無理に使うことになります。AIツールを選ぶのは、段取り3が終わってからにしましょう。

失敗例：責任者を決めず、各部署の代表者で進めます。会議のたびに意見は出ますが、誰も決めないので前に進みません。最後に決める人を1人にします。

失敗例：提供してよい情報を決めないまま、試用を始めます。現場の人は、お客様の名前が入った問い合わせを、そのままAIに貼り付けがちです。試用の前に、AIに提供してよい情報と、提供しない情報の表を配っておきます。

失敗例：試用の終わりの日を決めていません。「もう少し様子を見る」が続き、半年たっても続けるかどうかが決まりません。始める日に、判断する日も決めます。

失敗例：AIの出力結果を、確認しないまま利用してしまいます。これでは、間違った回答がお客様に届くまで誰も気づけません。試用の間は、必ず人が確認するステップを入れましょう。

よくある質問

Q: 準備から判断まで、どのくらいの期間を見ればいいですか。

A: 業務の大きさで変わるので、先に試用の終わりの日を決めて、そこから逆算します。業務を1つに絞り、試す人を1〜2人にしておけば、準備と試用が長引くことはあまりありません。

Q: 社内にITに詳しい人がいなくても進められますか。

A: 進められます。段取り1から3と段取り5で必要なのは、ITの知識より、その業務をよく知っていることです。ツールの設定だけを外部に依頼する方法もあります。

Q: どのタイミングで、日本の本社の許可を取ればいいですか。

A: 段取り3が終わった時点がおすすめです。目的、選んだ業務、提供しない情報、試用の期間と判断する日がそろっているので、本社も可否を決めやすくなります。

Q: 無料のAIツールで試してもいいですか。

A: 試せます。ただし、無料版と有料版で入力した内容の扱いが違うサービスもあるので、利用規約を確かめてから使いましょう。そのうえで、段取り3の表で「提供してよい」とした情報だけで試します。

まとめ

AI導入は、責任者と目的、業務とAIを使う前の作業時間や件数、提供してよい情報、試用、判断、文書化の6つを順番に決めていきます。AIツールを選ぶのは、情報の範囲まで決まってからで間に合います。

とくに、試用の終わりの日と、判断する人を決めておくと、導入の判断がスムーズになります。

まずは責任者を1人決めて、AI導入の目的とAIにさせないことを書き出してみてください。段取り3の情報の表を作るところで迷ったら、PH AI Works の無料相談で一緒に整理することもできます。

参考・出典

• 総務省・経済産業省「AI事業者ガイドライン（第1.2版）」（2026年3月31日。第5部「AI利用者に関する事項」で、AIサービスに個人情報や機密情報を不適切に入力しないよう注意することを挙げている）: https://www.meti.go.jp/shingikai/mono_info_service/ai_shakai_jisso/20260331_report.html
• フィリピン National Privacy Commission「Republic Act 10173 - Data Privacy Act of 2012」（第14条で、個人情報の処理を外部に任せても、情報を守る責任は任せた側にあると定めている）: https://privacy.gov.ph/data-privacy-act/